Evernoteでタスク管理をはじめて1ヶ月で感じたこと

Evernoteを使ったタスク管理をはじめて約1ヶ月がたったので、感想を書いてみます。

Evernoteの使い方は、Evernoteでタスク管理をする方法まとめを参考にしました。

何故タスク管理を始めたのか？

Evernoteについては大分前から使っていたものの、操作方法がやや特殊で複雑に感じたため今まではそれほどきちんと使った事がありませんでした。 しかし、最近になって管理しきれないほどの作業を抱えるようになったため、散在してしまったタスク※を一元管理したいと思い、タスク管理を勉強することになりました。

※Post it、ノート、メモ帳、カレンダー、Excel、テキストファイルなど様々な方法でタスクを管理していた。

Evernoteの素晴らしいところ

ノート(タスク)作成日時／更新日時の自動設定

このツールでタスクを管理することの便利なことは、タスクの作成日／更新日が自動的に記録・表示されることです。

Excelであればショートカットから日付を入れることもできましたが、その手間もかかりません。

チェックリストを作れる

チェックボックスを手軽に配置することができるため、作業がどこまで完了しているのか、次にやらなければならないことは何かが明確です。これも既存のツールでは手軽に扱うことのできない機能でした。

構造化

区切り線、インデントなどを使って作業を構造的に記載することができます。

特に感じたのは、事実タスクは一つ一つ異なる特徴を持っており、Excelなどの表形式のタスク管理では同じ特徴を持ったタスクの管理にこそ適していたものの、Evernoteではそれ以上の複雑な情報を構造的に、見やすい形で表現することができました。

検索性

まだ使い始めて1ヶ月ではありますが、過去の記録を探したくなったときにEvernoteの検索性が便利になってくるのではないかと思います。

課題だと感じたこと

こんなに便利なタスク管理を簡単に、かつ無料で始められる（既に課金して、プレミアム会員になってしまいましたがｗ）のは素晴らしいと思います。さて、今後の課題だなと思ったことですが…

タスクの重複が生まれる

「これやらなきゃ！」と思って追加したタスクが、実は既に追加していた…なんてことがたまにあります。 また、例えば1つのノートにタスクAのサブタスクA1, A2, A3が記載されていたとして、それを忘れてA3の内容のノートを新規に追加してしまって後で重複に気づいて消すなんてことも多々あります。 運用の問題ではありますが、上手に回避する抜本的な解決策はないのでしょうか・・・？この問題は、どんなツールでも起こりえそうですね。

ノートのマージが必要になる事がある

複数のノートを1つにまとめる必要が出てくることが多々あります。

例えば、「作業A」「作業B」「作業C」とあった時にそれぞれの自分でできる作業が完了し、確認をY社さんに依頼したとする。作業A～Cの確認を依頼して、まあすぐに返答を貰えれば問題はないのですがY社さんの返信が遅く、こちらから状況確認をしなければならないことがあります。

そんなときに「作業Aはどうなっていますか？作業Bは？作業Cは？」と、関連するすべてのタスクを確認する「新たなタスク」が生じてくるわけです。

その確認作業のタスクを新たなタスクとして作ってしまうと似たようなノートが増殖し、気が散ってしまうのでマージを行って1つにまとめます。（実際にノートリンクを貼るという形でやってみましたが、切り貼りしてマージしても見やすい程度の量であればマージした方がよいと感じました）

具体的には以下のような書き方になるかと思います。（[レ]＝チェックボックス（チェック済み））

タイトル：
Y社さん　状況確認（週次）

内容：
相手の状況を伺いつつ、以下の状況をそれぞれ確認する

[レ]作業Aの確認待ち [レ] 2014/11/16 09:08 確認結果OKとのこと
[レ]作業Bの確認待ち [　]
[レ]作業Cの確認待ち [　]
[レ]作業Dの依頼待ち [　]
[レ]作業Eの依頼待ち [　]

-----------区切り線----------------

作業A詳細内容

-----------区切り線----------------

作業B詳細内容

-----------区切り線----------------

作業C詳細内容

・・・（以下省略）

私はこんな感じにマージしています。こうすることで、「返事待ちノートブック」（先ほど紹介した記事の連載07「【連載7：Evernote-タスク管理】返事待ちのタスクをどう管理するか？」）の中に似たような作業が散乱することを防ぎます。

区切り線で区切って別の内容を記載していくと縦に長くなりますが、ノートの数が減ることの方がメリットが大きく感じています。（もちろん、よっぽど長くなる場合や、内容が大きく異なる内容を記載する場合は別です）

もうお気づきかもしれませんが、場合によってはこのマージした作業が大きくなった場合にはまた分割する必要が出てくるかもしれません。タスク管理ってこんなに複雑でしたっけ？

タスク、アイディアのメモなどの記録が混在する

Evernoteを使っていると非常に便利なのは、検索性に優れていること。アイディアのメモや日常的ななど、いろんな情報を保管したくなってきます。

そうしたときに、情報をきちんと分けて管理しないことには集中すべき「タスク」が他の情報に埋もれてしまうかもしれません。 これは、まだまだ使い手の「使い方」によって全く異なる結果を導く、汎用的でかつ柔軟なツールであるのだと思います。

結論、まだまだ使いこなせていないEvernoteによるタスク管理

汎用的なツールであるEvernoteの自由度の高さ故か、「タスク管理ツールとしてまだ十分に使いこなせていないな」というのが今の感想です。 まだまだEvernoteに移行中のタスクも多く、もうしばらくは大量に残っているタスクの管理の複雑さからは解放されないのではないかと思っています。

またどこかのタイミングで他のタスク管理専用のサービスも試しつつ、様々な情報を取り入れ、自分のタスク管理をブラッシュアップしてみたいと思います。